1. Qui traite vos données
LanaFlow est un logiciel de gestion de la relation client (CRM) accessible en ligne à l'adresse app.lanaflow.com.
Pour toute question sur vos données, ou sur l'éditeur de LanaFlow : contact@lanaflow.com.
LanaFlow intervient à deux titres, qu'il faut distinguer :
- Responsable de traitement pour les données des titulaires de compte (les professionnels qui utilisent LanaFlow) : création du compte, facturation, assistance, sécurité.
- Sous-traitantpour les données que nos clients enregistrent dans LanaFlow à propos de leurs propres contacts et prospects. Le client reste responsable de ces données : c'est à lui qu'une personne contactée doit d'abord s'adresser.
LanaFlow n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Toute demande relative aux données personnelles se fait à l'adresse ci-dessus.
2. Données traitées
2.1 Titulaires de compte et membres d'équipe
- Nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme hachée par notre prestataire d'authentification) ;
- informations de profil : nom de l'entreprise, secteur d'activité, fuseau horaire, signature d'e-mail ;
- rôle et permissions au sein de l'équipe ;
- données de facturation, gérées par notre prestataire de paiement (LanaFlow ne stocke pas les numéros de carte).
2.2 Contacts et prospects de nos clients
- Coordonnées : nom, e-mail, téléphone, adresse, et les champs que le client choisit d'ajouter ;
- notes, étape dans le pipeline, rappels, rendez-vous ;
- messages échangés avec le contact (e-mail, WhatsApp) et leurs pièces jointes ;
- réponses aux formulaires du client, et prospects transmis par Meta lorsque le client a connecté sa Page Facebook.
2.3 Données techniques
- Journaux techniques et rapports d'erreur nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service ;
- suivi de la délivrance des e-mails envoyés par l'infrastructure LanaFlow (envoyé, délivré, ouverture détectée).
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fournir le service : contacts, pipeline, messagerie, automatisations, formulaires, newsletters, agents IA | Exécution du contrat conclu avec le client |
| Envoyer et recevoir les messages du client (e-mail, WhatsApp), y compris par sa boîte Gmail connectée | Exécution du contrat ; consentement donné à Google lors de la connexion |
| Facturation et gestion des abonnements | Exécution du contrat ; obligation légale |
| Sécurité du service, prévention des abus, correction des erreurs | Intérêt légitime |
| Assistance et réponse aux demandes | Exécution du contrat ; intérêt légitime |
LanaFlow ne vend pas de données personnelles, ne les loue pas et ne les utilise pas à des fins publicitaires.
4. Données Google (Gmail et Agenda)
La connexion d'un compte Google est facultative. Elle se fait par l'écran de consentement de Google : LanaFlow ne voit jamais votre mot de passe Google, et n'obtient que les autorisations que vous accordez sur cet écran.
4.1 Autorisations demandées
| Autorisation Google | Ce qu'elle permet à LanaFlow |
|---|---|
gmail.send | Envoyer, depuis votre adresse Gmail, les e-mails que vous rédigez dans LanaFlow ou que vos automatisations envoient pour vous. |
gmail.readonly | Lire votre boîte pour retrouver les e-mails échangés avec vos contacts LanaFlow et les afficher dans leur conversation. Cette autorisation se refuse séparément : l'envoi fonctionne sans elle. |
calendar.events, calendar.readonly | Afficher votre agenda dans LanaFlow, et créer ou modifier les rendez-vous que vous y planifiez. |
openid, email | Connaître l'adresse du compte Google connecté, pour l'afficher et l'utiliser comme expéditeur. |
4.2 Comment LanaFlow lit votre boîte Gmail
Lorsque la lecture est accordée, LanaFlow interroge Gmail à intervalles réguliers pour connaître les messages nouveaux. Pour chacun, une seule question est posée : ce message fait-il partie d'un échange avec un contact de votre compte LanaFlow ?
- Si oui, le message est copié dans la conversation de ce contact : expéditeur, destinataires, objet, contenu, date, pièces jointes, ainsi que les identifiants techniques Gmail du message et de son fil.
- Si non, le message est écarté sans être enregistré : ni son contenu, ni son objet, ni son expéditeur ne sont conservés par LanaFlow.
- Les brouillons, les indésirables et la corbeille ne sont pas traités.
LanaFlow ne modifie, ne déplace et ne supprime aucun message dans votre boîte Gmail.
4.3 Ce qui est enregistré
- L'adresse de la boîte connectée et la liste des autorisations accordées ;
- un jeton de connexion fourni par Google, chiffré avant d'être enregistré, jamais affiché dans l'interface ;
- les messages rattachés à un contact, comme décrit ci-dessus ;
- les e-mails envoyés depuis LanaFlow par votre boîte, dans la conversation du contact ;
- pour l'agenda : les rendez-vous affichés ou créés depuis LanaFlow.
4.4 Qui y a accès
Les messages synchronisés sont visibles par les membres de votre compte LanaFlow autorisés à voir le contact concerné. Ils sont hébergés chez les sous-traitants listés en section 5, pour le seul fonctionnement du service.
Les e-mails envoyés ou reçus par votre boîte Gmail connectée ne sont pas transmis aux agents IA : ils sont exclus du contexte envoyé à notre prestataire d'IA. Si une fonction future devait les utiliser, elle ferait l'objet d'une information et d'une autorisation distinctes.
Le personnel de LanaFlow ne lit pas vos e-mails, sauf si vous le demandez expressément pour une assistance, si la sécurité du service l'exige (enquête sur un abus ou un incident), ou si la loi l'impose.
4.5 Engagement d'utilisation limitée
L'utilisation par LanaFlow des informations reçues des API Google, et leur transfert à toute autre application, respectent les Règles relatives aux données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).
Concrètement, les données issues de Gmail et de Google Agenda :
- ne servent qu'à fournir et améliorer les fonctions décrites ici, visibles dans l'interface de LanaFlow ;
- ne sont jamais utilisées pour de la publicité, du ciblage ou du profilage publicitaire ;
- ne sont ni vendues, ni cédées à des courtiers en données ;
- ne servent pas à développer ou entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes ;
- ne sont transférées à des tiers que pour fournir ces fonctions, pour des raisons de sécurité, ou pour respecter la loi.
4.6 Retirer l'accès
- Depuis LanaFlow: écran Connexions, « Déconnecter ». LanaFlow demande à Google de révoquer l'accès et efface le jeton de connexion.
- Depuis Google : myaccount.google.com/permissions, puis retirer LanaFlow.
Après déconnexion, plus aucun message n'est lu ni envoyé par cette boîte. Les messages déjà rattachés à vos contacts restent dans leurs conversations, comme le reste de votre historique. Vous pouvez demander leur suppression à tout moment (section 10).
5. Sous-traitants
LanaFlow s'appuie sur les prestataires suivants. Chacun ne reçoit que les données nécessaires à son rôle.
| Prestataire | Rôle | Établissement et hébergement |
|---|---|---|
| Supabase | Base de données, authentification, stockage de fichiers | Société établie aux États-Unis — base hébergée en France (Paris) |
| Render | Hébergement du serveur applicatif et de la passerelle WhatsApp | Société établie aux États-Unis — serveur hébergé aux États-Unis |
| Vercel | Hébergement de l'interface web et de ce site | Société établie aux États-Unis |
| API Gmail et Agenda — uniquement si vous connectez votre compte Google | Société établie aux États-Unis | |
| Resend | Envoi des e-mails par l'infrastructure LanaFlow (messages, newsletters, notifications) | Société établie aux États-Unis |
| Amazon Web Services | Réception des e-mails entrants adressés au relais LanaFlow | Société établie aux États-Unis — service hébergé en Irlande |
| Cloudflare | Nom de domaine, routage et réception des e-mails entrants | Société établie aux États-Unis |
| Anthropic | Génération de texte pour les agents IA que vous activez | Société établie aux États-Unis |
| Meta | Prospects de vos formulaires Facebook, messages WhatsApp — uniquement si vous connectez ces services | Société établie aux États-Unis |
| Stripe | Paiement et gestion des abonnements | Société établie aux États-Unis |
| Sentry | Journalisation des erreurs techniques | Société établie aux États-Unis |
6. Transferts hors de l'Union européenne
Ces prestataires sont des sociétés établies aux États-Unis : même lorsque leurs serveurs se trouvent en Europe, vos données peuvent être traitées hors de l'Union européenne. LanaFlow s'appuie sur les garanties contractuelles proposées par ces prestataires, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne lorsqu'elles s'appliquent.
7. Durées de conservation
LanaFlow ne supprime pas automatiquement les données d'un compte : elles sont conservées tant que le compte existe, et supprimées sur demande (section 10).
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte et profil | Tant que le compte existe |
| Contacts, messages, pièces jointes, automatisations | Tant que le compte existe, ou jusqu'à leur suppression par le client ou sur sa demande |
| E-mails synchronisés depuis Gmail | Même règle que les autres messages ; ils restent dans l'historique après déconnexion de la boîte, et sont supprimés sur demande |
| Jeton de connexion Google | Jusqu'à la déconnexion de la boîte, où il est effacé |
| Facturation | Pendant la durée imposée par la loi |
| Journaux techniques et rapports d'erreur | Pendant la durée de rétention appliquée par les prestataires qui les hébergent (Render, Sentry) |
| Sauvegardes | Pendant la durée de rétention des sauvegardes appliquée par le prestataire qui héberge la base (Supabase) |
8. Sécurité
- Les échanges avec LanaFlow sont chiffrés en transit (HTTPS / TLS).
- Les données de chaque compte sont cloisonnées : un compte n'accède qu'à ses propres contacts et conversations.
- Au sein d'un compte, les accès sont réglés par rôle et par permission.
- Les jetons de connexion à une boîte e-mail sont chiffrés avant d'être enregistrés, et ne sont jamais renvoyés au navigateur.
- Les pièces jointes des e-mails sont conservées dans un espace de stockage privé : elles ne sont pas accessibles par une adresse publique, et LanaFlow ne les ouvre que par un lien temporaire.
- Les mots de passe ne sont jamais stockés en clair.
- Le navigateur n'a aucun accès direct à la base de données : tout passe par le serveur applicatif.
Aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données présentant un risque pour les personnes concernées, LanaFlow en informera les clients touchés et l'autorité compétente dans les délais prévus par la réglementation.
9. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition sur vos données, ainsi que du droit de retirer à tout moment un consentement que vous avez donné.
Pour les exercer, écrivez à contact@lanaflow.com. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Si vous êtes un contact ou un prospect d'une entreprise qui utilise LanaFlow, adressez-vous d'abord à cette entreprise : c'est elle qui décide de l'usage de vos données. Si vous nous écrivez, nous lui transmettrons votre demande.
Vous pouvez aussi saisir l'autorité de contrôle : la CNIL (cnil.fr).
10. Suppression des données
Vous pouvez supprimer un contact, un message ou une connexion depuis l'interface. Pour supprimer l'intégralité d'un compte et de ses données, écrivez à contact@lanaflow.com depuis l'adresse e-mail du compte. La demande est traitée manuellement ; nous vous confirmons la suppression une fois effectuée.
Les données de facturation sont conservées pendant la durée imposée par la loi, même après suppression du compte.
12. Modifications
Cette politique peut évoluer, notamment lorsqu'une fonction est ajoutée. La date de mise à jour figure en haut de page. Tout changement dans l'usage des données Google sera annoncé aux comptes concernés avant de s'appliquer et, si nécessaire, soumis à un nouveau consentement.
13. Contact
LanaFlow
contact@lanaflow.com · Contact et assistance